SØG PÅ SIDEN

Julekalender låge 16 ESPD - Europæisk udbudsdokument - standard egenerklæring

Tirsdag, 16 december 2014

Så blev det låge 16, der i dag skal omhandle den nye standard egenerklæring ESPD. 

 

European Single Procurement Document (ESPD)

 

Som dokumentation på, at en tilbudsgiver ikke befinder sig i en af udeukkelsesgrundende, samt lever op til udvælgelseskriterierne, stiller det nye udbudsdirektiv som noget nyt krav om obligatorisk modtagelse af en ny standardiseret egenerklæring som indledende dokumentation (fælles europæisk udbudsdokument – ESPD)

 

ESPD er endnu ikke udviklet af Kommissionen, og det vides derfor ikke med sikkerhed, hvilken form dokumentet vil få - direktivet angiver, at det skal være elektronisk, men om det blot betyder pdf vides ikke. I det følgende omtales forhandlingerne på EU plan (nr. 1) og selve European Single Procurement Document – der på dansk har fået navnet "fælles europæisk udbudsdokument" (ESPD) som det forslås implementeret i udbudsloven.

 

1. EU- processen Kommissionens forslag – et Europæisk Indkøbspas

I kommissionens forslag til udbudsdirekivet, havde kommissionen foreslået et europæiske indkøbspas, som dokumentation for, at der ikke er grundlag for udelukkelse.

 

Baggrunden for forslaget var (se betragtning 32 I Kommissionens forslag), at mange økonomiske aktører, og ikke mindst SMV'er, anså det for at være forbundet med administrative byrder som følge af krav om at fremlægge et stort antal certifikater og andre dokumenter forbundet med udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, og at sådanne anses for at være en væsentlig hindring for deres deltagelse i offentlige indkøb. Derfor var det Kommissionens opfattelse, at et standarddokument som det  europæiske indkøbspas, bør anerkendes af alle ordregivende myndigheder. 

 

Efter kommissionens forslag (artikel 59), var det de nationale myndigheder der skulle udstede det europæisk udbudspas på anmodning af en økonomisk aktør, der er etableret i den relevante medlemsstat. Myndigheden skulle selv indhente de relevante oplysninger direkte fra de kompetente myndigheder, medmindre det var forbudt i henhold til nationale regler om beskyttelse af personoplysninger.

 

Det europæiske udbudspas skulle anerkendes af alle ordregivende myndigheder som dokumentation for, at de betingelser for deltagelse, som det omfatter, er opfyldt, og kunne ikke drages i tvivl uden begrundelse. Passets gyldighed skulle være 6 mdr. fra udstedelse.

 

Indholdet i det europæiske indkøbspas  skulle afspejle de administrative krav og lovgivningsmæssige ændringer på både nationalt plan og EU-plan. Bilag X III indeholdte kravene til indkøbspasset, og angav følgende:

  • identifikation af den økonomiske aktør

  • attestering af, at den økonomiske aktør ikke er dømt ved en endelig dom af en af de i artikel 55, stk. 1, nævnte årsager

  • attestering af, at den økonomiske aktør ikke er genstand for konkurs eller likvidation, jf. artikel 55, stk. 3, litra b)

  • hvor det er relevant, attestering af optagelse i et fagligt register eller handelsregister som foreskrevet af den medlemsstat, hvor den pågældende er etableret, jf. artikel 56, stk. 2

  • hvor det er relevant, attestering af, at den økonomiske aktør har en bestemt autorisation eller er medlem af en bestemt organisation i den i artikel 56, stk. 2, anførte forstand

  • angivelse af passets gyldighedsperiode, som ikke må være under seks måneder.

 

Kommissionens forslag om passet blev taget af bordet allerede tidligt i forhandlingerne i Rådet, og i stedet blev en simpel egenerklæring foreslået som dokumentation. Rådets forslag betød at på tidspunktet for indsendelse af ansøgninger om deltagelse eller af tilbud skulle de ordregivende myndigheder acceptere ajourførte egenerklæringer som foreløbige bevis for udelukkelsesgrund og udvælgelseskriterier mv.

 

Egenerklæringen skulle alene bestå af en formel erklæring fra den økonomiske aktør om, at den relevante udelukkelsesgrund ikke gælder, og/eller at udvælgelseskriteriet er opfyldt, og giver relevante oplysninger som krævet af den ordregivende myndighed.

 

Parlamentet havde bibeholdt Kommissionens indkøbspas, og European Single Procurement Document skal derfor ses som et kompromis, hvor passet og egenerklæringen blev til en standardiseret – ensrettet – egenerklæreing – lavet i et bestemt format ens for alle.

 

Ved vedtagelsen af udbudsdirekivet, var det derfor ikke overraskende, at ESPD blev fremhævet af Parlamentet som en væsentlig nyskabelse ”The bidding procedure for companies will be simpler, with a standard "European Single Procurement Document" based on self-declarations. Only the winning bidder will have to provide original documentation. This should reduce the administrative burden on companies by over 80%, the Commission estimates.Se parlamentets pressemeddelelse: 

 

 

2. Fælles Europæisk udbudsdokument (ESPD)

Kravene til ESPD findes i det nye udbudsdirekiv artikel 59.

 

ESPD består af en formel erklæring fra den økonomiske aktør om, at den relevante udelukkelsesgrund ikke gælder, og/eller at udvælgelseskriteriet er opfyldt, og giver relevante oplysninger som krævet af den ordregivende myndighed. ESPD angiver derudover den offentlige myndighed eller tredjemand, der er ansvarlig for at udarbejde det supplerende dokument, og de indeholder en formel erklæring med den hensigt, at den økonomiske aktør på anmodning herom og straks kan fremlægge disse supplerende dokumenter.

 

Såfremt den ordregivende myndighed kan skaffe de supplerende dokumenter direkte gennem adgang til en særlig database, indeholder ESPD ligeledes de oplysninger, der kræves til dette formal.

 

En ordregivende myndighed kan når som helst I løbet af proceduren anmode tilbudsgiverne og ansøgerne om at fremlægge hele eller en del af de krævede supplerende dokumenter, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

 

ESPD udarbejdes på grundlag af en standardformular – og alene i elektronisk format. Kommissionen udformer stadnardformularen, der ventes klar i foråret 2015.

 

I udbudsloven findes i § 11, nr. 13 en definition, af  detFælles europæisk udbudsdokument, der angiver at det er et “Dokument, der består af en egenerklæring, der er 
udformet på grundlag af en af Europa‐Kommissionen fastsat standardformular, og tjener som foreløbigt bevis i forbindelse med vurderingen af, om der foreligger en udelukkelsesgrund, om de relevante egnethedskrav er opfyldt, og om de relevante egnethedskrav er opfyldt."

 

Reglerne om det Fælles europæisk udbudsdokument findes i udbudslovens § 146 der er stort set identisk med udbudsdirektivet artikel 59.

 

En ordregiver skal således kræve, jf. § 146, stk. 1, at ansøgere eller tilbudsgivere benytter det fælles europæiske udbudsdokument som foreløbigt bevis for:

 

 1)  at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. § 133, stk. 1 eller 3, samt de i § 135, stk. 1, nr. 2 eller 7,

 2)  at ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder de egnethedskrav, der er opstillet i henhold til § 138, og

 3)  hvis relevant, hvorledes ansøgeren eller tilbudsgiveren opfylder de objektive og ikkedis- kriminerende kriterier i forhold til udvælgelsen jf. § 143, stk. 2.

 

Hvor det er relevant, skal ordregiveren kræve, at ansøgeren eller tilbudsgiveren i det fælles europæiske udbudsdokument, tilkendegiver følgende:

 

1)  Hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders økonomiske og finan- sielle formåen eller tekniske og faglige formåen i henhold til § 142 skal det fælles europæ- iske udbudsdokument også indeholde de oplysninger, der er nævnt i stk.1 vedrørende disse enheder.

2)  Hvilken offentlig myndighed eller tredjemand, der er ansvarlig for at udarbejde dokumen tation for de oplysninger, der afgives i henhold til stk. 1, samt en erklæring om, at den økonomiske aktør på anmodning herom, uden ugrundet ophold kan fremlægge denne do- kumentation.

3)  Hvorvidt og hvordan ordregiveren kan opnå kendskab til de nødvendige oplysninger gennem en national database, og kan få direkte adgang til den krævede dokumentation.

 

Vigtigst af alt angiver stk. 3, at “En ordregiver kan alene tage ansøgninger eller tilbud i betragtning, når ansøgeren eller tilbudsgiveren har anvendt det fælles europæiske udbudsdokument som foreløbigt bevis for den dokumentation for de i stk. 1 nævnte forhold.”

 

Den obligatoriske brug af det fælles europæiske udbudsdokument betyder, at hverken ordregiveren, ansøgere eller tilbudsgivere kan udarbejde en egenerklæring, der kan fungere som foreløbigt bevis på linje med det fælles europæiske udbudsdokument.

 

Det kunne have været hensigtmæssigt om lovbemrækningerne angav, hvad konsekvenser ved en magelfuld udfylselse eller manglende indsendelse af ESPD har – herunder tænker jeg særligt på, om det er muligt at anmode om supplerende oplysninger - se låge 6. Umiddelbart synes en læsning af stk. 3 at føre til, at hvis leverandørerne ikke afleverer et ESPD vil de blive afvist. Det virker en smule formalistisk når du der i princippet blot er tale om underskrift på et stndarddokument. 

 

§ 147 angiver, at Erhvervs- og vækstministeren kan fastsætte regler om anvendelse af standardformularer, herunder om formularer til brug for erklæringer i henhold til § 146. Dette virker umiddelbart lidt besynderligt, eftersom standardformularerne bliver lavet af Kommissionen i en forordning, og forordninger må som bekendt ikke implementeres.

 

Det fremgår af lovbemærkningerne at “Bestemmelsen er blandt andet indsat for at tilvejebringe det fornødne hjemmelsgrundlag for erhvervs- og vækstministeren til at fastsætte administrative bestemmelser, som er nødvendige for at anvende eller gennemføre de retsakter, som vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af udbudsdirektivets artikel 59, stk. 2, jf. artikel 89, stk. 3

 

Umiddelbart synes hjemlen uoverflødig.

 

Helt overordnet synes jeg, at ESPD har fået lidt for meget fokus i forhold til, at nu bliver det lettere for tilbudsgivere at dokumentere visse ting. ESPD kan risikere blot at blive en ekstra ting virksomhederne skal indlevere. Alt efter hvordan standardformularen udarbejdes, vil betydningen af ESPD vise sig. Det er derfor lidt for tidligt at unævne den til, at nu bliver alting nemmere for virksomhederne når de skal deltage i offentlige udbud. 

Tilføj kommentar

Udbudslov.dk 

 

Kontakt Info

Carina Risvig Hamer
Lektor, Juridisk Institut,
Syddansk Universitet
Telefon: 23717973​
carh@sam.sdu.dk